Organizacija događaja ili neke manifestacije, zahteva dosta vremena ali i truda od strane čitavog organiacionog tima. Koordinacija i jasna raspodela poslova garantuju efikasnost i rezultate koji će pokazivati profesionalnost i posvećenost. Ukoliko je u pitanju organizacija događaja za neku kompaniju, polazna osnova treba da bude to šta kompanija želi da poruči i kakav utisak da ostavi organizacijom ovakve vrste dešavanja.
Svi delovi događaja, kreativni koncept, protokol, program i ketering, moraju činiti jednu celinu kako bi osnovni cilj kompanije bio ispunjen. Isti princip važi i za manifestacije, jer upravo manifestacija za glavni cilj ima, pored posećenosti, kontinuirano trajanje koje će prerasti u tradiciju. Svaki događaj ili manifestacija treba da budu priča za sebe, i treba im pristupiti na nov i tehnički drugačiji način, jer su i mehanizmi organizacije totalno različiti. Svaki događaj treba da ostavi snažnu poruku za učesnike, odnosno na svoju ciljnu grupu.
Jedinstvena ideja – drugačiji od drugih
U našoj zemlji se godišnje održi nekoliko hiljada manifestacija, koji se razlikuju u tematici, vremenu trajanja, ali i sadržaju. Kako je izbor veliki, teško je privući posetioce i još bitnije nije lako održati kontinuitet u trajanju. I u principu, ovaj proces je nešto što nikada ne prestaje, tako da je čitava šema jedan zatvoreni krug organizacije. Treba biti drugačiji od ostalih i za to je potrebna fenomenalna ideja. Ideja treba da bude jednistvena i samim tim neće ličiti na ostale manifestacije koje se održavaju kod nas. Spojite se sa lokalnom zajednicom i pronađite temu, jer ovo se pokazalo kao dobar način da manifestacija zaživi. Bogat sadržaj koji je inspirisan istorijom, običajima, ponekom legendom, ali i lepotama kraja, znamenitim ljudima, može biti itekako moderan i privući pažnju javnosti.
Savršena reklama čini čuda
Reklama je u današnjem svetu veoma korisan instrument za postizanje ciljeva u svakom biznisu. Tako je i sa događajima i manifestacijama, jer svi znamo koliko dobra reklama može postići. Zato prilikom organizovanja neke manifestacije odradite promociju, i uz reklamu privucite i zainteresujte posetioce za ono što će se desiti. Na promociji postavite paravan za slikanje – backwall, koji će biti dizajniran u skladu sa čitavim konceptom događaja. Neka se sama promocija vrši ispred paravana za slikanje, kako bi se i kroz medije provukla poruka organizatora.
I tokom trajanja manifestacije poželjno je da paravan za slikanje stoji na dobro pozicioniranom mestu, jer će posetioci želeti da se slikaju, a većina tih slika će završiti na društvenim mrežama. Na ovaj način širi se krug zainteresovanih, i vaša manifestacija ima veće šanse za trajni uspeh. Prednost paravana za slikanje je, što ga nakon završene manifestacije, jednim klikom možete sklopiti i staviti u za njega namenjenu torbu.
Ključni elementi svake manifestacije
Vreme, mesto održavanja, tema i organizacioni odbor su ključne stavke ukoliko želite da događaj bude posećen i da stekne tradiciju u održavanju. Datumi održavanja velikih događaja i manifestacija, često su određeni i do nekoliko godina unapred, pa na taj način zainteresovani mogu uklapati svoje obaveze sa manifestacijom koju žele posetiti. Preporuka je da izaberete datum i mesto dešavanja i da uvek budete dosledni.
Ideja o organizaciji nekog dešavanja često je produkt pojedinca, ali on ne može sam čitavu ideju sprovesti u delo. Složan tim je put do uspeha. U odbor organizacije treba da se uključe apsolutno sve strane koje su zainteresovane, predstavnici vlasti, sponzori, turističke organizacije, lokalna udruženja, kao i promoteri. Svi oni čine srž organizacije i ukoliko su oni dobro uigrani uspeh neće izostati. Zato pažljivo birajte tim i ljude sa kojima ćete sarađivati. Oslonite se na njihov kredibilitet i idite za vrednostima u koje svi zajedno verujete.
Budžet za organizaciju kao presudan faktor
Za svaku organizaciju potrebno je pažljivo isplanirati sredstva koja su nam neophodna kako bi sve imalo svoju svrhu. Lokalna zajednica je bitna, jer često najviše sredstava dolazi upravo od nje, ali ne zaboravite i na druge potencijalne učesnike u budžetu. Sponzori i njihova sredstva, kako materijalna tako i nematerijalna, su od velike pomoći čitavoj organizaciji, ali i samim sponzorima koji se na ovaj način promovišu. Tako da su svi na dobitku. Prihodi se omogu ostvariti od naplate ulaznica, zakupa brojnih štandova, kao i od prodaje pića i hrane. Birajte sponzore među onima u čije poslovanje verujete i koje vi lično podržavate.
Evaluacija na samom kraju
Nakon sprovedene manifestacije ne izbegavajte da odradite evaluaciju samog događaja. Svaka povratna informacija koju dobijete od saradnika, izvođača, posetilaca, kao i medija, pomaže da se uradi analiza celog procesa, i da se poprave nedostaci ukoliko ih je bilo. Posetioci mogu popuniti kratku anketu, i na taj način uvidećete svoje eventualne greške, koje ćete naredne godine ispraviti i čitav proces dodatno unaprediti.
